¿Estás buscando la manera más eficiente de gestionar la documentación de tu empresa? Un gestor documental es un software diseñado para facilitar a las compañías la gestión, organización y almacenaje de documentos de forma digital. En este artículo, te detallaremos las funcionalidades esenciales que deberá de garantizarte tu proveedor para mejorar la gestión de documentos de tu empresa.
Almacenamiento seguro y fácil acceso
Una de las funcionalidades base de un gestor documental es almacenar todos tus documentos en un solo lugar y de forma segura. Deberás de poder acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, lo que significa que podrás trabajar de forma remota sin tener que preocuparte por sufrir la pérdida de documentos importantes.
Búsqueda avanzada
Referente al rastreo de información, debe poder hacerse de forma rápida y sencilla. Con un gestor documental desarrollado por Mytic Innova podrás buscar documentos por nombre, fecha, contenido o mediante la tecnología de reconocimiento de texto. Es decir, podrás buscar documentos basados en el contenido del mismo. Asegúrate que es así.
Colaboración en tiempo real
En el momento en que en una empresa interviene más de una persona en el desarrollo de una tarea, es necesario que exista la posibilidad de colaboración en tiempo real para que no haya pérdida de información entre las partes. Las empresas deben tener la posibilidad de trabajar en equipo y de compartir documentos en vivo. Además, y para garantizar que solamente las personas adecuadas accedan a determinados documentos, se deben poder establecer permisos de acceso con distintos roles.
Automatización de flujos de trabajo
Cada negocio tiene una serie de procesos de trabajo preestablecidos. La idea es que estas funcionalidades se definan y, posteriormente, se automaticen para que las tareas se realicen en el orden correcto y, de esta forma, mejorar en productividad de los empleados. Por ejemplo, se pueden establecer flujos de trabajo para que los documentos se destinen de un departamento a otro automáticamente. De esta forma, reduciremos el tiempo de espera y se optimizará la eficiencia del trabajo.
Seguridad y cumplimiento normativo
Es vital que el proveedor garantice la protección de la información que maneja tu empresa y el cumplimiento normativo en cuestión de protección de datos. De cara a la seguridad interna, como comentábamos, es necesario poder establecer roles, de forma que solamente las personas adecuadas dispongan de acceso a ciertos documentos. Además, debes de disponer de un registro de información que facilite al usuario administrador saber qué contenido se ha modificado, cuándo y mediante qué usuario.
Y por último, y no menos importante, que el gestor documental asegure las normas de privacidad y protección de datos.
Integraciones con otras herramientas
El gestor documental no deja de ser una herramienta adicional al resto de softwares que utiliza tu empresa. Por ello, será indispensable que se integre con otros elementos de uso diario de tu compañía como el correo electrónico, las aplicaciones de productividad y otros sistemas de gestión de proyectos. En definitiva, con esta integración lograrás tener un incremento en la eficiencia y eliminarás la barrera que supone tener que migrar de una a otra.
Ya has podido comprobar cómo un gestor documental es una herramienta esencial para cualquier empresa que quiera mejorar la digitalización de documentos. Desde Mytic Innova desarrollamos gestores documentales a medida para cualquier tipo de empresa. Contacta con nosotros para tener tu consultoría gratuita.
