Con el propósito de establecer los pasos a seguir para la consecución de objetivos empresariales, se suelen generar unas secuencias de tareas denominadas workflows o flujos de trabajo. En este artículo profundizaremos en qué es exactamente un workflow, para qué sirve y cómo se gestiona.
¿Qué es un flujo de trabajo y para qué sirve?
Tal y como se ha mencionado, un flujo de trabajo es una herramienta basada en una secuencia de pasos para completar tareas. Las empresas lo utilizan para acelerar los procesos, estableciendo el camino a seguir para la consecución de objetivos específicos. Gracias a la estandarización de los procesos, se genera un aumento de la productividad y eficiencia en la realización de tareas. Actualmente para la creación de un flujo de trabajo existen dos opciones: generarlo de forma manual o bien hacer uso de un software que lo componga automáticamente, optimizando aún más los procesos.
Algunos ejemplos pueden ser la automatización de envío de correos electrónicos, la respuesta a un incidente o la contratación de personal.
Tipos de flujos de trabajo
Existen varios tipos de workflows, entre ellos los siguientes cinco:
Flujos Secuenciales
Tienen establecida una línea de trabajo predeterminada, siguiendo el mismo orden de pasos en la realización de cada actividad.
Flujos Paralelos
En este caso, se lleva a cabo más de una actividad de manera simultánea, ya sean independientes o estén relacionadas entre ellas.
Flujos Circulares
Los flujos circulares se basan en la realización de actividades de forma cíclica, es decir, una vez se finaliza una de las tareas esta se vuelve a iniciar desde la primera fase de la secuencia.
Flujos Ad hoc
En este tipo no existe una estructura fija de secuencia, ya que se va formulando a medida que evoluciona el proceso o tarea. Es ideal para las empresas que trabajan por proyectos.
Flujos Colaborativos
En los flujos colaborativos se integra la colaboración de equipos o personas para la realización de las tareas, con la intención de lograr un mismo objetivo.
¿Cómo crear un flujo de trabajo?
Para la generación de un flujo de trabajo de forma eficiente, es importante tener en cuenta los pasos a seguir, expuestos a continuación.
- Identificar el objetivo.
- Establecer los parámetros del workflow.
- Listar los pasos necesarios a incluir en la secuencia de tareas.
- Determinar las reglas y condiciones que permitirán avanzar en el proceso de una manera u otra.
- Definir los equipos o personas responsables en cada parte de la actividad.
- Establecer un marco temporal que permita orientar el avance en los procedimientos.
- Realizar una evaluación y seguimiento del flujo de trabajo para comprobar su eficacia y hallar posibles mejoras.
Por lo tanto, el uso de un flujo de trabajo y su respectiva buena gestión es esencial para la consecución de objetivos específicos en el mundo empresarial. Si estás interesado en establecer sistemas de gestión de flujos de trabajo en tu compañía y no sabes por dónde empezar, no dudes y contáctanos.