La cantidad de información presente en las empresas en la actualidad es cada vez mayor. Por este motivo, las compañías buscan maneras de aumentar la eficiencia digitalizando la gestión de documentos con la herramienta denominada gestor documental.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental o DMS es una herramienta digital cuyo uso implica la optimización de ciertos procesos de ejecución sobre documentos y archivos. Algunas de estas acciones realizadas sobre los documentos pueden ser tanto su almacenamiento como su eliminación, su recuperación, su edición, etc.
Tipos de gestores documentales
Se pueden diferenciar dos tipos de gestores documentales según dónde se almacenan los datos o documentos.
- Una de las opciones es almacenar los archivos en los servidores propios de la empresa. Para ello se requiere la instalación de un software. Siendo una ventaja el hecho de tenerlo localizado en los equipos de la compañía, esta opción es ligeramente más limitada al ser más dificultosos el uso, la instalación y la carga.
- La segunda opción es ubicar el gestor en la nube. Gracias a esta ubicación, el acceso a los documentos siempre es más sencilla. Lo negativo de esta opción es que, debido a este fácil acceso, siempre hay una mayor exposición a posibles peligros digitales.
Beneficios de usar un gestor documental
Cinco de los beneficios más significativos del uso de un gestor documental son:
Trabajo colaborativo
El uso de un gestor documental favorece la desaparición de confusiones entre copias de documentos innecesarias ya que, los archivos pueden ser compartidos y editados de forma simultánea entre equipos y personas.
Búsqueda y acceso más eficiente
Los sistemas de gestores documentales cuentan con métodos de búsqueda más ágiles de los archivos, pudiendo localizarlos antes. Además, se puede acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Organización y almacenamiento optimizado
Con el uso de metadatos, etiquetas y carpetas, el almacenamiento de los documentos está debidamente organizado o categorizado para facilitar y agilizar el proceso de localización y recuperación de los mismos.
Seguridad
Con tal de proteger los archivos, el gestor documental cuenta con sistemas de seguridad como limitación al acceso o las copias de seguridad automáticas periódicas, con tal de hacer frente a posibles daños o pérdidas.
Ahorro en costes y espacio
Al digitalizar los procesos y archivos, se reduce la necesidad de documentos en físico y, por tanto, el espacio de almacenamiento de los mismos en las oficinas y el coste de su impresión, su fotocopia o su transporte.
He aquí varios de los motivos más remarcables sobre por qué debería tu empresa contar con un sistema de gestión documental. Tanto si estás convencido de querer contar con uno, como si tienes cualquier tipo de duda acerca del tema, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, Mytic Innova.